عوامل کلیدی در طراحی فضای کار اشتراکی
۱. براورد هزینهها و تعیین بودجه

از خود بپرسید هزینهی ایجاد و طراحی یک فضای کار مشترک چقدر است؟ میتوانید در همین گوگل نگاهی بیاندازید یا از مشاوره شرکتهای معماری کمک بگیرید. بدون تردید راه اندازی فضای کاری اشتراکی نیاز به سرمایهگذاری اولیه دارد؛ بنابراین اگر نمیخواهید در ادامهی مسیر کسر بودجه داشته باشید باید به فکر داشتن یک برنامه مالی دقیق باشید و موارد زیر را در نظر بگیرید:
- هزینههای اجاره یا خرید مکان
- تهیه مبلمانهای راحتی و متحرک
- تهیه تجهیزات تکنولوژیکی
- هزینه های عملیاتی و بازاریابی
- ارزیابی خواستههای اعضا و همکاران بالقوه
- تعیین فضای کاری مدرن و شیک یا لوکس یا حتی دکوراسیونی سنتی و کلاسیک یا شاید فضایی ترکیبی و کاملاً متفاوت!
- دقت روی تعمیر و نگهداری تجهیزات و استفاده از وسایل با کیفیت مناسب و دارای ضمانت و گارانتی
۲. آغاز با

فضای کار اشتراکی همانطور که از اسمش پیداست محیطی است که به شکل مشترک بین افراد یا گروههایی با اهداف و نیازهای متفاوت قابل استفاده باشد. بنابراین طراحی فضای کار اشتراکی باید به نیازهای مختلف کسبوکار پاسخ بدهد؛ البته که نیازهای یک استارتاپ کوچک با تیمهای بزرگ متفاوت خواهد بود.
به طور مثال اگر شما صاحب یک استارتآپ فناوری هستید و در شرکتتان تیمهای توسعهدهندهی نرمافزار فعال هستند، حتماً به محیطی با اتاق جلسات باز و فضای مشترک نیاز دارید تا افراد بتوانند ایدهها و برنامههای خود را به اشتراک بگذارند.
اما اگر شما کسبوکار و تیمهای بزرگتری دارید ممکن است به فضاهای خصوص و جداگانه نیاز داشته باشید تا افراد بتوانند کارهای پیچیدهتر یا جلسات مهم خود را با تمرکز بیشتری پیش ببرند.
۳. تعیین محدودههای مشترک

مشخصاً تقسیمبندی و تعیین فضای متناسب در افزایش تعاملات و به اشتراکگذاری ایدهها تاثیر مثبتی خواهد داشت. این مورد ممکن است شامل ایجاد فضای باز برای بحثهای گروهی، اتاقهای جلسه برای پروژههای مشترک یا تعیین فضایی برای استراحت و گپ و گفت غیررسمی با همکاران باشد. اما به طور کلی شامل نکات زیر است:
- طراحی باید به شکلی باشد که قسمتهای مختلف برای همه قابل دسترس باشد و به خوبی برای ارتباط و همکاری در کسب و کار شما علامتگذاری بشوند.
- سازماندهی این فضاها باید احساسی دعوتکننده و سازنده را با پیکربندیهای منعطف ایجاد کند، یعنی با نیازهای مختلف پروژهها و تیمها سازگار باشد.
- باید یکپارچهسازی و انتخاب امکانات رفاهی متناسب با نیازها و فضا را هم در نظر بگیرید تا بتوانید کار گروهی را برای کارکنان و مدیران تسهیل کنید.
۴. ایجاد محیطی دلپذیر:
به لحاظ روانی محیط دلپذیر باعث میشود که افراد ترغیب بشوند وقت بیشتری را در محیط کار اشتراکی سپری کنند. داشتن چنین ویژگیای میتواند شامل اجزای تزیینی، نورپردازی مناسب و امکانات راحتی باشد. اما بیایید تا در ادامه به طور جزئیتر هر کدام را شرح دهیم.با نورپردازی مناسب فضایی روشن بسازید: استفاده از نور طبیعی میتواند روی خلقوخوی افراد تاثیر بسزایی بگذارد و بهرهوری را بالا ببرد؛ البته این طور نیست که هر چه نور بیشتر باشد و هر چه بیشتر چراغ و لامپ تعبیه شود همانقدر هم محیط خوشایند و دلپذیر به نظر برسد؛ بلکه تنظیم نورپردازی و بهخصوص وجود نور طبیعی یکی از راههای تضمینی برای تقویت تمرکز و خلاقیت است. به طور مثال این ویژگی شرکت گوگل را به سمت ایجاد پنجرههای بزرگ و نور طبیعی در دفاتر خود برده است تا کارکنان احساس آزادی و راحتی بیشتری داشته باشند.
هوای تازه برای افکار خلاقانه: استفاده از سیستمهای تهویه هوا آن هم در جای مناسب برای مکانی که به شکل مشترک استفاده میشود یک وسیلهی راحتی ضروری است. جالب است بدانید بر اساس تحقیقاتی در دانشگاه هاروارد کیفیت و تمیزی هوای محیط کاری ارتباط مستقیمی بر کارایی و کاهش میزان غیبت کارکنان دارد.
استفاده از رنگهایی که شما را به کار وادارند: در طراحی و بحث دکوراسیون استفادهی درست از رنگها علاوه بر اینکه به زیبایی محیط کمک میکنند، روحیه احساسات و روحیهی کارکنان را هم هدف میگیرند. به عنوان مثال رنگهای روشن با ترکیبی از رنگهای آبی و سبز حسی از آرامش و تمرکز را ایجاد میکنند در حالی که قالب بودن رنگهای گرم مثل نارنجی انرژی را افزایش میدهند.
عوامل تزئینی و طبیعی: ترکیب زیبایی و طبیعت برای خلق محیطی الهامبخش و دلنشین یک فاکتور اساسی است. در جهت طراحی فضای کار اشتراکی به طور مثال طراحی مینیمالیستی میتواند ساده و شیک باشد اما در عین حال تاثیرگذار و زیبایی در حد تعادل را ایجاد کند. از طرفی استفادهی به جا از مواد طبیعی در دکوراسیون داخلی مثل چوب، سنگ و گیاهان طبیعی برای ایجاد حس گرمی و آرامش فوقالعاده هستند.
۵. راهاندازی تجهیزات مدرن: راحتی و کارآیی در هر گوشه

ماجرای اصلی راحتی و کارایی روزانه در طراحی فضای کار اشتراکی است. اولویت برمیگردد به اینکه کارکنان بتوانند ساعتهای طولانیتری را در محیط کار بدون احساس خستگی و ناارامی بگذرانند تا بهرهوری بیشتر هم اتفاق بیفتد. البته نکته این است که دانستن ترجیحات و تجربیات کارمندان و اعضا در کارآیی و بهینه کردن ابزارها و تجهیزات روشی کمککننده است. اما تجهیزات شامل چه مواردی میشود؟
- انتخاب مبلمان ارگونومیک و راحت
- صندلیهای راحت و میزهای قابل تنظیم
- امکان اتصال به اینترنت پرسرعت
- سیستمهای صوتی باکیفیت برای جلسات آنلاین و آفلاین
- امکانات فنی بهروز و پیشرفته مثل پروژکتورها و صفحهنمایشهای بزرگ برای برگزاری کنفرانسها و جلسات
- استفاده از فناوری هوشمند مثل کارت به جای کلید، استفاده از سیستم پرداخت دیجیتال، بهرهگیری از نرمافزارهای مدیریت اداری، ایجاد امنیت سایبری، کنترلهای نوری IoT و …
۶. طراحی انعطافپذیر و باز در جهت

یادتان باشد موظف هستید محیطی را ایجاد کنید که کارکنان احساس رضایت بیشتری داشته باشند و بدون دغدغهی خاصی با دیگر همکاران ارتباط بگیرند و تعامل کنند. این امر به انعطافپذیری طراحی شما بستکی دارد. قابلیت انعطافپذیری در فضای اشتراکی یعنی خیلی راحت بتوان در صورت نیاز، فضا را تغییر داد. در این راستا قابلیت تنظیم اتاقهای جلسات و کارگاهها آن هم به شکل موقت از کارهای ضروری است.
دقت کنید که انعطافپذیری، نیاز به تغییرات مداوم و پروژههای مختلف را پوشش میدهد اما اگر حرفهای انجام نشود نتیجهی معکوس دارد و باعث به هم ریختگی و کندی انجام کار میشود. تصور کنید مبلمان متحرکی را انتخاب کردهاید اما فضا انقدری جا دار نیست که بتوانید تغییرات مبلمان را به سرعت و بهراحتی انجام بدهید؛ بنابراین در ابتدا فضا را طوری ایجاد کنید که سازگار با تغییرات باشد.

در نظر گرفتن قسمتی از فضا برای استراحت یا صرف غذا و نوشیدنی بدون شک جذاب و حتی بسیار ضروری است. تصور کنید کارکنان برای فرار از روزمرگی و خستگی به کنجی مثل آشپزخانه یا کافه پناه ببرند، در کنار همکاران یک نوشیدنی دلچسب یا غذای خوشمزه سفارش بدهند و در همین حین به تبادل و تعامل در ارتباط با ایدهها بپردازند! شک نکنید این کار در طراحی فضای کار اشتراکی میزان بهرهوری فوقالعاده کاربردی خواهد بود.
از این جهت اگر فضای اضافی در آشپزخانه دارید، پیشنهاد میکنیم کنجی را برای ناهارخوری در نظر بگیرید اگر هم فضای کافی ندارید، حتی چند صندلی اپن میتواند تنوع و جذابیت لازم را به محیط ببخشد؛ البته که در طراحی، سادگی و مینیمالیسم را نباید فراموش کرد تا فضای بیشتری برای استفاده از کابینتها داشته باشید.
- برای راحتی بیشتر از میزهای فلزی استفاده کنید؛ چراکه نگهداری آنها ساده است.
- اگر فضای کمی دارید، میتوانید به سراغ گوشههای بلااستفاده محیط بروید و هر متر مربع را به بهترین و کاربردیترین شکل طراحی کنید.
۸. حفظ
پر واضح است که وقتی در انجام پروژهها نیاز به دقت و حساسیت بیشتری باشد آنجاست که در فضاهای کار اشتراکی وجود حریم خصوصی اهمیت پیدا میکند؛ بنابراین طراح در اینجا باید به فکر استفاده از پارتیشنهای مخصوص یا ایجاد اتاقهای بسته برای جلسات خصوصی باشد.منبع : گروه معماری معیار