هر محتوانویس و نویسندهای وقتی شروع به نگارش متنی می‌کند می‌خواهد آنچه را در ذهن دارد خیلی راحت به خواننده انتقال دهد؛ بنابراین مهم است که نوشته‌اش عاری از هرگونه اشتباه دستوری و املایی باشد.
اینجاست که به اهمیت حضور یک ویراستار پی می‌بریم.
ویراستار به نویسنده کمک می‌کند تا منظور خود را به‌وسیلۀ کلماتی درست و متنی شیوا و رسا به دست مخاطب برساند.
ویراستار یک خوانندۀ انتقادی و یک عاشق کلمه است. او یک مقالۀ خام را پرداخت و پالایش می‌کند. ویراستار پلی است بین نویسنده و خواننده؛ ازاین‌رو باید هر دو طرف را در نظر بگیرد. نویسنده ممکن است ماه‌ها با نوشتۀ خود وقت بگذراند و با آن ارتباطی قوی داشته باشد. از طرف دیگر خواننده هیچ وابستگی احساسی به کتاب‌هایی که می‌خواند ندارد، وابستگی از جنس مادر و فرزندی که بین نویسنده و اثرش وجود دارد، بنابراین سریع به قضاوت نوشته می‌پردازد.
ویراستار باید با توجه به این دو نوع نگاه کار خود را انجام دهد. او صدای معتبر نویسنده است برای اینکه نوشته‌ای جدید و بهبودیافته را عرضه کند.
اغلب نویسندگان درک درستی از کاری که ویراستار انجام می‌دهد ندارند. آن‌ها نمی‌دانند ویراستار از چه راه‌هایی متن آن‌ها را بهتر می‌کند. در رابطهٔ خودشان با ویراستار تردید دارند و همین باعث می‌شود گاهی نتوانند تشخیص دهند چرا متن آن‌ها رد یا پذیرفته می‌شود.
جرالد گراس در کتاب ویرایش از زبان ویراستاران در پاسخ به سؤال «رابطهٔ مطلوب ویراستار و مؤلف باید چگونه باشد؟» می‌گوید:
جواب من به این سؤال همیشه ترکیبی از این رهنمودهای اساسی است: اینکه هر دو طرف باید به‌طور مشترک با هم کار کنند نه در مقابلِ هم، بر مبنای همزیستی نه انگل‌وار. به بیان ساده‌تر: هریک از آن‌ها به دیگری نیاز دارد؛ هریک از آن‌ها دانش و تجربه‌های زیادی دارد که در اختیار دیگری بگذارد.
نویسندگان باید متوجه باشند که ضرورت دارد ویراستاران به آن‌ها الهام ببخشند، آن‌ها را برانگیزند و گاهی وادارشان کنند که به بهترین شکل ممکن بنویسند. باید متوجه باشند که ویراستاران خلاقیت خاص خودشان را دارند، چیزی که کمتر نویسندهای دارد، یعنی قریحهٔ تحلیل انتقادی، قوهٔ تمیز و قدرت بیانی که در اختیار نویسنده قرار می‌گیرد تا به بهترین نحو از آن بهره ببرد…
ویراستار با توجه به متن از هر یک از انواع ویرایش بهره می‌گیرد. کاری که ویراستار برای نویسنده انجام می‌دهد کمک به او برای تبدیل نسخۀ اولیه، به متنی استاندارد است. بااین‌حال ویراستاری هنری است که دیده نمی‌شود.
ویراستار، متن را بیشتر از خود نویسنده می‌خواند و علاوه بر اعمال ویرایش فنی، نوشته را بازنویسی می‌کند.
جمله‌های مبهم و نارسا را تغییر می‌دهد.
جملات بلند را کوتاه می‌کند تا متنی موجز در اختیار خواننده قرار بگیرد.
عقاید و سلایق خود را در رابطه با موضوع نوشته دخیل نمی‌کند و در تغییراتی که اعمال می‌کند و رفع مشکلاتی که وجود دارد صداقت دارد.
اگر جایی از متن را نمی‌پسندد حتماً استدلال و منطقی دارد و جمله یا بخش جایگزین را پیشنهاد می‌دهد.
مثلاً معین پایدار در صفحۀ اینستاگرامش نوشته بود:
در صورت عدم نصب یا خرابی دستگاه کارت‌خوان، اتوبوس می‌بایست نسبت به ارائه‌‌ی سرویس بهصورت رایگان اقدام نماید.
این جمله را در اتوبوس دیدم. کاملاً هم درست است؛ ولی ببینید نویسنده یک مفهوم ساده را چه‌قدر پیچانده و چند واژه خرجش کرده!
در جاهایی که سرعت خواندن از دقت نوشتن مهم‌تر است، متون پیچیده و بلندی مثل این هم مُمل است، هم مُخل.
همین مفهوم را من نهایتاً با نُه واژه بیان می‌کنم؛ یعنی دقیقاً نصفِ واژه‌های آن جمله:
اگر کارت‌خوان نباشد یا خراب باشد، اتوبوس رایگان است.
ویرایش درواقع مجموعه‌ای پیچیده از کارهاست و هیچ‌کس نمی‌تواند به‌تنهایی در تمام آن کارها به یک اندازه مهارت داشته باشد.
در فرهنگ لغت معین روبروی کلمهٔ «ویرایش» نوشته شده: زیاد یا کم کردن مطلب، تصحیح و تنقیح متن‌هایی که جهت چاپ و نشر آماده می‌کنند.
بنابراین می‌توان از راه‌های گوناگونی به بررسی و تصحیح متن پرداخت.
این نوع از ویرایش بیشتر به ظاهر نوشته می‌پردازد؛ یعنی چه؟
یکی از کارهایی که ویراستار در این مرحله انجام می‌دهد یکدست کردن رسم‌الخط کلمات است.
برای مثال:
اتفاق دیگری که در ویرایش فنی می‌افتد اصلاح غلط‌های املایی است. ویراستار در این بخش از ویرایش صحت و درستی کلمه را از نظر املایی می‌سنجد. یکدست شدن رسم‌الخط کمک شایانی به خواننده می‌کند و پیام نویسنده راحت‌تر منتقل می‌شود.
کلماتی مانند حظور و درخاست که حضور و درخواست نوشته می‌شوند.
علاوه بر این‌ها ویراستاری فنی شامل کنترل موارد زیر هم هست:
پاراگراف‌بندی:
اینکه چه جملاتی در کنار هم قرار بگیرند و یک پاراگراف را تشکیل دهند. برای ساختن یک بند از متن باید جملاتی که به یک موضوع مربوط هستند و یک مفهوم مشخص را در بر می‌گیرند پشت سر هم بیایند.
علامت‌ها و نشانه‌های نگارشی:
خیلی مهم است که نقطه، ویرگول، علامت تعجب و دیگر نشانه‌های نگارشی در جای درست قرار بگیرند تا خواندن متن برای خواننده راحت‌تر شده و بداند کجا جمله تمام می‌شود یا کجا هنوز ادامه دارد. کدام کلمه‌ها بهصورت متوالی خوانده می‌شوند یا نیاز به ویرگول دارند. همین‌طور حذف نشانه‌های بیهوده و اضافه که نه تنها کمکی به خواندن متن نمی‌کنند بلکه موجب اختلال در خواندن هم می‌شوند، در دستهٔ ویرایش فنی قرار می‌گیرد.
و موارد دیگری مثل بررسی عددنویسی و فرمول‌نویسی، ارجاعات، پانوشت‌ها، نقل‌قول‌ها، عنوان فصل‌ها، اشتباهات تایپی و…
ویرایش زبانی – ساختاری شاید بخش مهم ویرایش باشد. به‌خصوص این روزها که کاربردهای نادرست و نابه‌جا در نوشته‌های فارسی و ورود ترجمه‌های نادرست و نوآوری‌های کاذب به زبان فارسی بیشتر شده است.
برای اینکه بتوانیم نوشته‌های خود را فارسی‌تر و به زبان معیار نزدیک کنیم لازم است که این اشتباهات را بشناسیم و درصدد تصحیح و رفع آن‌ها برآییم.
ویرایش زبانی-ساختاری به بررسی این موضوعات می‌پردازد.
موضوعاتی مانند:
به مواردی که ویرایش زبانی و ساختاری در بر می‌گیرد می‌توان نکات دیگری را هم اضافه کرد.
ویراستاری که متن را از نظر زبانی و ساختاری بررسی می‌کند کاربردهای نابه‌جا را در نظر می‌گیرد و تصحیح می‌کند.
مواردی چون کاربرد نابه‌جا و حذف نادرست فعل، کاربرد نادرست «را»ی مفعولی، کوتاه کردن جمله‌های بلند، یکدست بودن متن و تعبیرهای نامناسب و…
ویرایش زبانی و ساختاری کمک می‌کند که نوشته ساده و روان شود و ساختار جمله‌بندی به‌گونه‌ای باشد که خواننده خسته و کسل نشود.
در کل ویراستار در ویرایش زبانی توجه ویژه‌ای به بازبینی واژگان دارد. اینکه واژه‌ها متناسب با متن باشند، به‌جا و دقیق باشند، قالبی و کلیشه‌ای و فرسوده نباشند، کوتاه و واضح و ساده و خوش‌آوا باشند.
هر نوشته‌ای باید از جهات گوناگون بررسی و بازبینی شود.
یکی از انواع ویرایشی که باید روی متن صورت بگیرد ویرایش محتوایی است. اگر نوشتهٔ مورد نظر داستان باشد، ویراستار محتوایی باید بداند طرح داستان چیست و چه‌طور پیش می‌رود و آیا داستان انسجام کافی دارد؟
یا اگر نوشته‌ای علمی را ویرایش می‌کند از چندوچون مباحث آن اطلاع داشته باشد.
